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一個包裹一個故事 專業運作助理 速遞每個承諾

11 Sep 2015


 
 
上下一心、體現AS ONE 團隊精神。
DHL重視員工,通過不同活動嘉許員工,提升士氣。
小孩子收到遠方親友寄來的禮物,將擁有一段美好的童年回憶;創業者能準時送遞產品予客戶,是建立商譽關鍵的一環。每宗貨運物流,都背負着它的動人故事;每件包裹,從速遞公司接收貨件,直至成功派到收件人手中,經歷至少十八個分布於本地及海外的檢查點,一環緊扣一環,於極短時間內完成一個又一個獨特的使命。

敦豪國際速遞(香港)有限公司(下簡稱DHL)在港紮根逾四十三年,其貨運物流業務伴隨香港經濟起飛,有賴公司上下齊心協力;因此,他們從人才培育入手,提供持續的在職培訓,改良工作環境及配套,致力提升運作助理的專業知識與技能,同時營造愉快的工作間,發揮團隊精神,確保流程安全、準時付運,共享速遞貨件的滿足感。

空調舒適工作間 先進設備配套
設於長沙灣的DHL運作中心,每天處理的貨量達數萬件,二十四小時不停運作。有別於一般侷促的貨物倉庫,DHL運作中心備有空調及空氣質素監察系統,即使是在車隊出入的繁忙時段,室內仍保持清涼,員工有如在辦公室內工作;運作助理之一關曉暉(Farati)表示,身為女性,細心的特質在崗位上大派用場:「我專責銀行的貨件,分類時會小心查看貨件地址,如發現地址不完整,馬上從系統查閱客戶資料,或聯絡客戶服務處同事協助,及早預計可能出現的問題,快速地確認地址,確保貨件如期送出。」同時,公司提供先進的設備,如自動化量度系統及輕巧便捷的掃瞄器,令她可以輕鬆處理日常工作,跟男同事別無差異。

「工作流程講求團隊合作,遇有難題,大家會共同解決,加上前輩及上司樂於指導,氣氛融洽愉快;公司亦安排不同培訓,讓我逐步掌握各個程序細節,學習機會非常豐富;開始時,我只是兼職,最近四個月已成功轉為全職員工,發揮所長。」

Farati的拍檔鄧富旻,則對有效地處理貨件具有獨特心得:「我必須知道各國的違禁品名單,因有些國家如伊朗,對進口貨件要求特別嚴格,並須要額外的文件證明或在包裝貼上特別標籤等;另外,我要再按每天數十班航班的最新情況,安排貨件處理的優先次序,務求在最短時間內最有效率地完成工序。」由此可見,數量龐大的貨件得以有條不紊地分類、檢驗,最終準時付運,專業的運作助理是重要的幕後功臣。

檢查危險品專家 細心指導客戶
流動電話是近年最熱門的貨件之一,但甚少人知道,根據航空條例,手機鋰電池屬於危險品類別。任職青衣運作中心的運作助理馬文健,亦因處理危險品而與客戶建立了一段意外的友誼:「手機電池的寄運有嚴格規管,航空條例對不同品牌、功率、規格的電池在包裝及文件上都有不同要求,寄件人須提交各式的文件報表,內容非常複雜;曾有一客戶差不多每天都付運電池,但文件總是有『甩漏』;我主動與該客戶見面,直接指導他填寫各類申報表,向他講解包裝要求,大概花了一星期,令客戶掌握了付運電池的程序等知識,他往後寄件便再沒有問題了。」馬文健是在公司資助下,取得「處理危險品認證」,專責辨別及處理氣體溶液、化學物品等危險品,心思細密配合專業認證,達至卓越的服務水平。

除了危險品,所有貨件都得小心謹慎地處理,包括無法派送的貨件。警覺性及靈活應變是DHL運作助理的必備條件。同屬青衣運作中心的督導員譚振聲說:「曾有一件從奧克蘭來港的包裹,一直不能成功派送,亦無法聯繫寄件人及收件人。按照服務條款,無人認領的貨件存倉九十日後便可銷毀;限期已至,我在銷毀包裹時,發現內裡竟然是指紋紀錄等重要個人資料,遂通知客戶服務處再次聯絡收件人,等待一星期後,幾經轉折,終找到收件人!」譚振聲將心比己,代入收件人的角度,明白包裹的重要性;於是反覆嘗試,直到成功派送,成為他工作上最大的滿足感,也解釋了他於DHL服務十五載的動力來源。

高度警覺性 避醫療用品過期
速遞服務強調的是速度,最適合處理具時間限制的貨件;然而,有時連寄件人也忽略了這一點,全靠運作助理的警覺性及專業知識,才免於貨件過期損毀。任職荃灣運作中心的蔡永華說:「我專責入口包裹,曾經有一件貨件星期一到達了運作中心,而客人指定在星期四派送,我卻發現包裹是醫療用品,內附乾冰及設溫度限制,假如存放數天,恐怕有損品質,於是通知客戶服務處同事聯繫客戶,建議提早派送;客戶聽取意見,貨件及時送出。」

綜合五位運作助理的工作經驗,反映崗位需要他們熟悉不同條例,仔細的資料覆核,同時要掌握先進設備和系統的操作,以至因應天氣及突發情況作出應變措施等,又講求團隊合作,極具挑戰性。員工如何掌握多元化的專業知識及行業資訊?荃灣運作中心運作助理廖廣輝說:「每天主管會進行簡報,提點當天注意事項,亦不時一對一作指導,讓我們不斷成長學習;主管及人力資源處亦會定時跟我們溝通,聽取意見,改善工作流程;公司更在夏季提供冰凍飲品,冬季供應老火湯,令同事們有歸屬感,享受團隊工作,亦成為我們不斷提升專業的動力來源。」

國際認證專家課程 人才走向專業化
為使人才能夠把專業知識應用至工作上,DHL員工都需要參加「國際認證專家」(Certified International Specialist, CIS)課程,培訓內容包括公司策略、國際航運基礎知識及管理技能。DHL地勤運作總監崔祖澤表示:「除了CIS課程,每位新入職的運作助理,將接受為期三個月的在職培訓,由資深同事指導,熟習每個環節的專業技能,以及相關的職業安全知識;學習模式包括正規課堂及網上課程;公司也會安排同事參與外部專業技能課程,如剷車新手課程及危險品處理課程等。公司更參與了政府的資歷架構計畫,認可同事在空運及速遞業的專業資格。」

DHL服務運作處副總裁游裕仁總結:「CIS是DHL全球共通的企業培訓課程,連貫所有部門,以創新的學習模式培育員工的專業性。以運作處為例,學習各國的進出口條例、航班運輸、清關程序是最基本的知識,更進一步的是危險品處理,以至辨識違禁品、贗品及毒品,以便通報海關,確保運送期間的安全,亦恪守企業的社會責任。今日的物流速遞業,已走向高技術專業化;我們堅持人才100%從內部提拔,運作助理可拾級而上,晉升至經理一職;確保員工投入工作,累積經驗,不斷學習,在物流業建立終生事業。」


企業簡介
物流公司DHL的業務遍布全球二百二十個國家和地區,全球員工人數超過三十二萬五千人,曾獲怡安翰威特評選為亞太區最佳僱主,其「國際認證專家」(CIS)課程先後在2012及2013年獲全球多個獎項。DHL早於1972年落戶香港,是本地速遞界的先驅,重點投資在系統科技、人才技能培訓,三大處理國際貨件的運作中心分別位於荃灣、青衣及長沙灣,支援各類企業的營運及個人客戶的需要;DHL香港於「第四屆亞洲卓越大獎」中勇奪「最佳企業社會責任」大獎、並獲卓越職場®研究頒發2014大中華區最佳僱主®、《JobMarket求職廣場》頒發「卓越僱主大獎2014」及「家庭議會」頒發「2013/14年度傑出家庭友善僱主」獎項。


(以上資料由客戶提供)
相關: 創業,速遞,敦豪國際速遞,DHL,包裹,CIS,運輸,物流
 
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