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年辦逾千活動 必須順利進行 場地管理公司 跟時間競賽

 02 May 2017
 
 
黃寶儀指，Art Basel與特首選舉撞期，須派人優先清空重疊的大堂位置。
為清空展覽場地予下個活動，會展管理公司場地營運總監黃寶儀及其團隊整天都要跟時間搏鬥。
會展全年活動不斷，包括早前舉辦的Art Basel及特首選舉投票日等。
會展每年舉辦逾千項活動，節目順利進行，有賴營運團隊在背後發功。年初升任會展管理公司場地營運總監的黃寶儀，正是幕後功臣之一。因會展檔期緊湊，她必須跟時間競爭，帶領旗下三百六十位員工鬥快、鬥貼心、鬥安全，如上月巴塞爾藝術展（Art Basel），跟特首選戰撞期；場館於九七回歸儀式前夕漏水；演唱會開場前兩小時，座位未有編號等，各種情況也帶來挑戰，她笑言：「每天都很刺激！」

會展於2015至2016財政年度，舉辦了一千一百四十九項活動，當中包括一百一十九個展覽及一百一十三個會議。全年活動不斷，率領項目策劃及統籌部、管家部及保安部的黃寶儀，幾乎每天都要爭分奪秒，於非常有限的時間內「翻場」，清空場地予下個活動。

九七回歸前 天花漏水
工作緊湊因檔期問題，亦曾因意外之故。黃寶儀難忘九七回歸，會展擴建二期，惟新建成的大會堂，竟於舉行中英主權移交儀式前數天，被大雨導致天花漏水，場館水浸，「我立即找機器吸水，再用大風扇吹乾地毯，幸好趕於儀式前處理好，當年亦創下我的最高紀錄，連續三十六小時不眠不休趕工！」

黃寶儀仍為項目策劃及統籌部主管時，試過有同事於演唱會開場前兩小時，始發現忘記為座位貼上編號，「觀眾入場沒編號一定死啦！但第一樣不是鬧，而是先把事情做好。」她立即聚集約二、三十人「救場」，順利解決問題，可見營運團隊時刻都要保持警覺，預備隨機應變。

連夜拆場 交特首選戰
今屆Art Basel在3月35日結束，特首選舉投票日緊接其後，於26日舉行。黃寶儀直言，Art Basel慣常完展當晚運走藝術品，翌日再拆展覽廳一、三及大堂的攤位，惟特首選戰碰上清拆日，部分佔用空間重疊，「選舉於三樓大會堂舉行，兩者非同一場地，但選委們會行過大堂，不能一邊拆場，一邊讓人穿梭。」

獲悉活動撞期後，黃寶儀立即向Art Basel策展人商議提早交還場地，對方同意於零時零分和凌晨三時，分兩階段清空面積達一萬五千平方米的場地，「管家部平時有七至八小時做清潔，今次時間不夠，人手須由十四、五人增加至二十二人。」她又安排人手優先處理重疊位置，最終團隊在五時多便交場予選管會，早於約定的六時。

「時間是最大挑戰，我亦須了解活動流程才可協調人手進場。」黃寶儀笑言，類似的「刺激」情況出現頻率甚高，尤其是1、4及10月的展覽旺季，如此刻正舉行的電子產品展，接下來同月也有家品展和禮品展，早前1月則是玩具展和時裝展，年底10月再有電子產品展、玩具展及燈飾展，全部均須於一夜清場，趕於翌日八點前交吉。

赴維也納考察國金展
活動順利交接開幕，全賴營運團隊事前準備功夫做得好，節目過程細節能否讓主辦單位滿意，亦要靠一份細心。會展曾於2009年承辦有「銀行界奧運會」之稱的「國際金融服務展及論壇（Sibos）」，事前一年黃寶儀獲派到維也納考察當屆Sibos，了解別國館方入場、開展到清拆流程，以提升自身服務水準。

當時黃寶儀留意到二百個攤位均擺放咖啡機，故會展也須添置；場內餐飲高檔講究，她「搏命影相」，再讓其餐飲部同事研究；更甚是Sibos每天完場後，有爆炸品搜索犬進場檢查。黃寶儀大半年日夜顛倒，跟身處歐洲的主辦方溝通，各樣極嚴格要求她都近乎零瑕疵地做到了，讓其大感滿足之餘，亦使團隊獲多方盛讚，主辦單位其後數度再提合作。

因團隊服務表現良好，會展管理公司去年獲業界權威雜誌《亞洲會議展覽及獎勵旅遊》（CEI Asia magazine）頒發「亞太區最佳場地團隊大獎」。黃寶儀說，她作為公司第四任場地營運總監，目前最大挑戰是要想辦法讓團隊更上一層樓，「延續一貫的傑出服務，並讓同事做得開心，離職機會亦變微。」

營運總監慶幸 團隊歸屬感強
會展管理公司的員工流失率不多於兩個百分點，場地營運總監黃寶儀更估計其屬下部門低至「零點零幾」，並指跟工作富挑戰性、無階級觀念的公司文化及福利優厚有關。

福利優厚又富挑戰性
黃寶儀指，由董事總經理到主管，管理層都不會命令下屬工作，而是成為緊密合作的夥伴。公司每年兩辦員工大會，分享會展概況及發展方向，以加強員工共同參與感；同時亦設問答環節讓員工表達意見，「基層員工參與度也高，有人點評膳食，早前亦有人指有些玻璃很難抹，我們就想辦法處理⋯⋯。公司未必可以即時回應，但每個答覆之後都會張貼於飯堂布告板上。」

去年起，基層員工亦可獲有薪的公眾假期，「盼讓其知道公司看重每位同事，建立歸屬感。」她續說，公司提供眾多培訓，也不時派員到其他場館的展覽進行考察，藉以比較各方服務水平。


本文摘自2017年4月14日《星島日報》每日雜誌
相關: 會展管理公司, 黃寶儀, 會展, Art Basel
 
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